Le temps, une ressource non renouvelable

J’ai toujours préféré être cool plutôt que stressée par le temps. Dès le lycée, à une époque où le téléphone portable ne s’était pas encore démocratisé, j’ai voulu supprimer la montre de ma vie. Je l’ai quand même gardée pendant toute ma scolarité dans ma trousse pour les jours d’évaluation et d’examen. Oui, il faut bien reconnaître que quand on doit donner le meilleur de soi dans un temps limité, il est crucial « d’avoir l’heure » ;).

Le jour où j’ai rencontré ma première pointeuse, alors que, remplie d’enthousiasme, je démarrais un nouveau job, j’ai eu envie de tourner les talons…Chemin faisant, les contraintes de vie se sont accumulées et le temps a commencé à me manquer cruellement.

Etre en retard est devenu ma norme, tant pis pour la pointeuse 😉 A tel point que l’été dernier, ma fille aînée est arrivée avec ¾ d’heures d’avance au RDV chez sa copine pour partir en vacances. Et oui ! la maman de sa copine avait prévu que je dépose ma fille avec ½ de retard et avait donc donné un horaire de RDV avancé d’1/2 heure à ma fille. Mais voilà, ce jour-là c’est son papa qui la déposait, et lui c’est plutôt le genre à être un ¼ d’heure en avance…

Dans mon parcours de création d’entreprise, je me suis inscrite à une série d’ateliers sur la gestion du temps et du stress (comment ça, il y aurait un lien entre le temps et le stress ?!) avec comme premier objectif de réseauter, oui j’avoue ! Je suis également en formation pour passer de l’idée au projet de création d’entreprise, et bim ! une journée entière sur la gestion du temps et des priorités !

Je vais vous parler dans cet article de ma première formation en gestion du temps et des priorités et vous transmettre ce qui me touche le plus.

Le temps, une ressource non renouvelable

Les temps subis

Comme à chaque formation, j’aime beaucoup découvrir et apprendre, mais j’aime aussi avoir des retours positifs sur ce que j’ai déjà mis en place plus ou moins naturellement dans ma vie. Je crois que savoir que j’ai déjà un pied à l’étrier et que je suis dans la bonne direction, me donne encore plus d’énergie pour avancer 😉

Alors oui ça me fait plaisir quand la formatrice dit qu’il faut reconnaître les temps de vie subis et les éliminer de notre vie parce qu’on est sur Terre pour s’épanouir et non pour subir ! D’autant plus plaisir que je viens d’arrêter de travailler pour prendre un congé de création d’entreprise d’une année et que lorsque j’en parle autour de moi, les gens me regardent tantôt avec intérêt, inquiétude ou surprise …. selon leur place dans ma vie.

Mon projet est prêt à être lancé ? Je vais être auto-entrepreneur ? Je vais commencer à gagner de l’argent tout de suite ? … NON, NON et NON, pour l’instant je fais de la place dans ma vie pour y mettre autre chose (oui, j’ai bien une idée de ce que pourrait être « l’autre chose » !). C’est le même principe que pour les placards, idéalement on y fait de la place avant d’acheter des nouveautés. J’ai donc de la place dans ma vie et sur mon compte en banque 😉

C’est vrai que si vous suivez les conseils des professionnels de l’accompagnement à la création d’entreprise, il y a peu de chances que vous fassiez comme moi … Généralement, il est question de prendre le congé de création d’entreprise à temps plein quand on lance l’activité ou alors de prendre un temps partiel pour assurer les arrières au niveau financier et avoir du temps pour avancer sur son projet.

Voilà certainement d’excellents conseils à suivre, j’ai essayé : un mi-temps sur 4 jours par semaine (tout n’est pas toujours négociable…), soit 4H30 de travail par jour auxquelles on ajoute 1H de pause déjeuner, presque 2H de transport et le mercredi pour s’occuper de ses projets enfants ;). Bref, quand on n’a pas d’enfants, et qu’on est salarié 35H par semaine, on peut certes estimer qu’il est possible de travailler sur son projet à la place de regarder la télé, jouer aux jeux vidéo, surfer sur Facebook…

Avec 3 enfants, c’est sans doute jouable aussi avec une gestion du temps au top ! Pour moi qui ai déposé ma cape de Wonder Woman il y a quelques années, ce n’est pas réalisable, c’est juste une source de stress supplémentaire qui enlève toute la saveur au projet de création d’entreprise. Mais OK, il « faut pouvoir se le permettre » et avoir quelques économies de côté, ça aide ! C’est mon choix aujourd’hui, et oui ça suppose de faire pousser les fraises dans son jardin plutôt que de les acheter, mais ça peut être un plaisir !

Les règles de confort et de sécurité

Lorsque la formatrice commence à nous parler de règles de confort et de sécurité en début de formation, en déterminant notamment les heures de pause et l’heure de fin de formation, ça me semble naturel et indispensable à une journée de formation bien cadrée. Savoir que dans 10 minutes, on pourra aller prendre l’air, aide à rester attentif jusqu’à la pause.

Je fais vite le parallèle avec les « ronchonneries » de mon fils lycéen, qui au début de l’année scolaire de terminale me disait que le jeudi après-midi était juste insurmontable. Après 2H de cours de Sciences et Vie de la Terre (SVT), il enchaîne par 2H de travaux pratiques de… SVT avec le même prof, et parfois il n’y a pas de pause ! Rien que la perspective d’avoir 4H de cours sans savoir s’il va avoir une pause, le met dans un état qui ne favorise en rien l’apprentissage ni la concentration.

Donc oui, je comprends très bien que pour être non seulement présent physiquement mais disponible mentalement, avoir bordé le temps de l’activité, de la formation, du cours, du rendez-vous est indispensable. Mais je commence à sentir monter en moi un doute, un malaise sur certaines de mes pratiques…

Vous êtes-vous déjà égosillée en criant « A table ! » un nombre de fois incalculable sans que personne n’apparaisse, à part la petite dernière qui vous suit à la trace toute la journée ? Et bien moi ça m’arrive… souvent…, et j’entrevois un élément de réponse, enfin !

Nous vivons une époque formidable qui permet à chacun d’écouter sa musique sans en faire profiter toute la maisonnée, vive le casque ! C’est moins agréable quand on souhaite faire passer un message, du genre « A taaaable ! », à celui ou celle qui écoute sa musique au casque. Pire : quand mon grand est lancé dans une partie de Jenesaisquoi en ligne, non seulement il faut que je monte dans sa chambre lui crier « A table ! » dans l’oreille ; mais en plus il me répond que là « il peut pas, il finit sa partie, il ne sait pas dans combien de temps il sera mort…il viendra manger après ! »

Je me sens très mal à chaque fois que ça arrive, avec des pensées du style « aucun respect pour ce que je fais pour eux, gnagnagnagna ». Un jour j’ai donc dit à mon fils de se tenir disponible entre 12H et 14H pour le déjeuner et 19H et 20H30 pour le repas du soir… ça n’a pas marché. C’est très inconfortable de ne pas savoir à quel moment on fait la pause repas, y compris quand on est à la maison, c’est impossible d’organiser ses activités autour de ce moment…

Aujourd’hui ça me semble évident, je ne peux pas lui demander d’être disponible pendant 2H pour se mettre à table… Alors je SMS mon « A table !» pour éviter de crier et de monter dans sa chambre, bref pour nous mettre dans de meilleures dispositions avant de passer à table. Et s’il est en pleine partie, il mange quand il est prêt…tout seul…et non, ça ne me convient toujours pas !

Je sais pertinemment qu’il faut que je fixe une heure de repas pour nous simplifier la vie à tous, mais je n’y arrive pas ! Il y a quelque chose en moi qui fait de la résistance, je n’ai pas encore réussi à passer à l’acte. J’ai fait mon petit sondage pour avoir leur avis sur l’horaire le plus approprié, éventuellement les heures de repas pendant les vacances pourraient être différentes…réponse : « fais comme tu veux !». Bref, ça n’intéresse que moi ! J’ai bien conscience qu’il est difficile de convaincre quand on n’est pas totalement convaincu soi même…

Bon, j’ai encore des ateliers de gestion du temps prévus, je vais être particulièrement attentive à ce point et trouver la réponse à mon blocage !

La gestion du temps, ça sert à quoi ?

On aborde souvent le thème de la gestion du temps quand on en manque, et que cela engendre du stress et de l’insatisfaction… L’idée est donc de se dégager du temps dans nos emplois du temps surchargés, de ne pas perdre sa vie à la gagner.

Oui, mais du temps pour quoi ? Gérer plus de dossiers au travail ? Gestion du temps rime alors avec efficacité professionnelle pour la plus grande satisfaction de notre employeur ! Et nous, quelle satisfaction en retirons-nous ?

Avant de se lancer dans la gestion du temps, il est impératif de clarifier ses objectifs par rapport à sa vie familiale, professionnelle et sociale. De se donner les moyens de faire ce qui compte vraiment pour en retirer de la satisfaction et ainsi vivre mieux et être plus heureux.

La gestion du temps est alors une véritable hygiène de vie : prendre du temps pour réfléchir à ce que l’on souhaite faire de sa vie, faire ce que l’on a à faire en un minimum de temps et avec un maximum d’efficacité pour avoir du temps pour autre chose, pour ce qui nous nourrit et nous permet de nous épanouir.

En tant que parent, la question du temps passé avec nos enfants et de la qualité de ce temps passé ensemble est parfois source d’insatisfaction, de culpabilité. Que l’on soit une maman qui travaille ou une maman au foyer, cette question se pose de la même façon. Ne pas avoir assez de temps à consacrer à ses enfants ou en avoir trop (maman à temps plus que plein : 24H sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an), nous  ramène à notre propre rapport au temps : avons-nous suffisamment de temps pour nous ?

Pour être en capacité de donner de son temps sans être tiraillé, dans l’inconfort… bref en étant totalement disponible pour son enfant, encore faut-il avoir eu du temps pour soi. Du temps de qualité pour soi, pas pour faire le ménage ou les courses tranquille, non, je parle du temps pour s’aérer, faire du sport, lire, voir nos amis…

Alors comment faire pour gérer au mieux son temps ? Utiliser les listes pour se libérer l’esprit, l’agenda pour consigner tous les RDV,  trier et classer ses documents, ne pas hésiter à supprimer tout ce qui peut l’être, éviter d’être interrompu par des notifications ou des appels téléphoniques quand on est concentré, bien dormir, bien manger, prendre soin de soi ….  Pour clarifier ma gestion du temps, j’ai retenu la grille de priorisation.

La grille de priorisation

C’est pour moi l’élément phare de la gestion du temps : la grille de priorisation est basée sur la matrice d’Eisenhower (si elle a été utile en temps de guerre, nul doute qu’au quotidien elle peut aussi nous rendre de grands services ;)). Elle permet de recenser toutes les tâches à accomplir en les priorisant. Voici l’exemple que j’ai reçu en formation :

Cette grille permet de passer du rêve à la réalité. Au début, il y a une réflexion sur ce qu’on veut faire de sa vie (le rêve), de là découlent des objectifs. Il est alors nécessaire de lister les tâches à accomplir pour réaliser les objectifs définis.

Ensuite, il faut faire le plus important, aller à l’essentiel en priorisant les tâches. Et pour finir, après avoir planifier les tâches, vient le moment d’AGIR ! 

Dans cette grille, on ne met pas ce qui est récurrent, ni les RDV. On se focalise sur les tâches qui vont nous faire avancer dans notre projet. Pour la remplir, il faut pouvoir déterminer ce qui est important ou non et ce qui est urgent ou non. Tout cela peut être très subjectif, ce n’est qu’en gardant en tête ses objectifs que le choix se fait plus facilement.

Pour chaque tâche, on évalue le temps nécessaire à sa réalisation. Ce n’est pas toujours facile, l’idée c’est que plus on se donne le temps de faire quelque chose, plus on prend le temps de la faire, pour parfois ne jamais se mettre en action. Il est impératif de se donner un temps pour réaliser chaque tâche. Si on détermine qu’on a besoin de 2H, on se donne 3H, si malgré cela ce n’est pas terminé, on replanifie la tâche en se donnant à nouveau un temps précis pour la mener à bien.

Cette grille est à faire toutes les semaines. En cours de semaine, on peut y ajouter des tâches pour gérer les imprévus. Il est impératif d’avoir conservé environ 20% de son temps de travail pour l’imprévu. L’imprévu se planifie.

 Voici quelques conseils pour remplir cette grille :

I/ IMPORTANT  ET URGENT

On définit dans cette section 3 actions à réaliser dans la semaine. Il faut que ce soit réalisable, on tient donc compte des tâches récurrentes et des RDV déjà planifiés pour la semaine.

C’est ici que l’on met tout ce qui demande de la concentration ou une plage horaire importante. L’idéal est de travailler ces points au moment où on est le plus en forme dans la journée en fonction de son biorythme.

Généralement, c’est le matin environ 2H après le lever que l’on est le plus efficace, on a aussi un pic de forme dans l’après-midi et un autre en soirée. Toutefois, il est déconseillé de travailler en soirée car on risque d’empiéter sur son temps de sommeil, et le sommeil est primordial pour une bonne gestion du temps et des émotions !

Exemple de tâche pour cette section : quand on est en création d’entreprise, « travailler sur la communication » est une tâche trop vaste, mais on peut planifier une partie du travail de communication en prévoyant d’« écrire le cahier des charges du blog d’entreprise en 2 jours ».

II/ IMPORTANT ET non urgent

On met également dans cette section tout ce qui demande de la concentration ou une plage horaire importante. Ces tâches sont peu urgentes et ne sont donc pas à réaliser dans la semaine.

Comment déterminer le caractère d’urgence d’une tâche ? Soit on a une date butoir et en fonction du délai de réalisation de la tâche, ça peut être fait plus tard. Soit on estime que ça doit être fait après les actions prévues à la section I/. Ces tâches passeront en section I/ dans les semaines à venir.

III/ non important  ET URGENT

Les tâches de cette section sont à faire dans la semaine. Elles demandent peu de temps et de concentration et peuvent être réalisées avant ou après le repas du midi par exemple quand on est en baisse de forme. 

Il s’agit par exemple, de traiter ses mails, passer certains appels, faire du tri et du rangement dans ses dossiers…

IV/ Non important et non urgent

Pourquoi lister ces tâches si elles ne sont ni importantes ni urgentes ? Peut-être pour les repérer et les supprimer ? Ces tâches ne sont pas essentielles pour atteindre nos objectifs, mais si elles nous viennent en tête, le fait de les noter ici nous libère le cerveau. Si au bout de 3 à 4 semaines elles ne sont pas réalisées, on peut estimer qu’elles sont inutiles et les supprimer.

Avec cette grille, on a l’impression d’avancer et ça donne de la satisfaction. On passe du rêve à l’action.

Les points clés de la gestion du temps

• Savoir où on veut aller, être clair dans ses choix de vie et ses objectifs
• Etre précis sur ses objectifs et sur le temps que l’on a pour les atteindre
• Supprimer ce qui n’est pas essentiel et prend du temps
• Organiser et prioriser les actions à réaliser pour atteindre ses objectifs
• Se mettre des objectifs réalisables et adopter la politique des petits pas
• Faire le plus important et urgent quand on est au meilleur de notre forme (et ça arrive tous les jours, inutile de remettre au lendemain sauf si on est grippé bien sûr ;))
• Agir : « mieux vaut fait que parfait »
• Célébrer les missions accomplies et faire des pauses pour booster la créativité

La gestion du temps a un rapport avec la confiance en soi, quand on n’a pas peur de l’échec, on fonce, on est efficace et on optimise naturellement son temps.

Et vous, que est votre rapport au temps ?

Cette formation sur la gestion du temps m’a fait comprendre que mon rapport au temps en dit long sur ma façon d’appréhender le monde, et la prise de conscience c’est 50% du boulot, n’est-ce pas ?

Et vous, comment gérez-vous votre temps, avez-vous mis en place des outils ou méthodes qui vous donnent satisfaction, êtes-vous à la recherche de solutions ? Je vous invite à partager dans les commentaires ci-dessous votre rapport au temps si cela vous est agréable… car n’oubliez pas :

La vie est trop courte pour faire des choses déplaisantes 😉